Een hybride congres met een op maat gemaakt platform

“De COVID-19 pandemie raakt onze leden veelvuldig en op dagelijkse basis op de intensive-careafdelingen. Wij willen tijdens het NVIC Najaarscongres een fysiek en online platform bieden waarbij zij bevindingen kunnen uitwisselen en kennis kunnen delen volgens de dan geldende maatregelen van de overheid” aldus de Nederlandse Vereniging voor Intensive Care (NVIC). Eventex realiseerde deze doelstellingen van deze opdrachtgever graag.

Er werden op de locatie 100 deelnemers ontvangen die conform de geldende RIVM richtlijnen vanaf binnenkomst tot vertrek werden begeleid. Dit deden wij onder andere door een gezondheidscheck bij binnenkomst met de zuilen van Axxes Logic (www.axxeslogic.com), het plaatsen van stickers op de vloer, het creëren van een ruim opgezette expositieruimte en het afzetten van stoelen in de plenaire zaal.

Op creatieve wijze werden de deelnemers daarnaast geattendeerd op het bewaren van 1,5 meter afstand door onze Walking Distance act.

Voor de 200 online deelnemers werd door Eventex een op maat gemaakt online platform ingericht waarop zij het programma volledig konden volgen. Met interactieve elementen zoals een live chat en een pollfunctie werden de deelnemers volledig betrokken bij het programma. In samenwerking met de congrescommissie werden inhoudelijke moderatoren ingezet om te vertaalslag tussen het online gedeelte en het fysieke podium in goede banen te leiden voor de deelnemers.

Daarnaast verzorgden wij de sponsorwerving voor dit congres waarbij de sponsoren een pakket aangeboden kregen met een fysieke en online deelname door middel van een instapklare sponsorlounge en een op maat gemaakt online profiel met chatmogelijkheden.